Datenschutzerklärung
Wir möchten Sie im Folgenden darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.
A. Verantwortlicher
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Städtetag Nordrhein-Westfalen
Gereonstraße 18 – 32
50670 Köln
E-Mail: datenschutz@staedtetag.de
B. Art und Zwecke sowie Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen bei Anmeldung zur und Teilnahme an der Mitgliederversammlung
Art und Zwecke der Datenverarbeitungen
Zweck der Datenverarbeitung ist ein digitales und für alle Beteiligten unkompliziertes Einladungsmanagement für die
Mitgliederversammlungen. Dort können die teilnehmenden Städte des Städtetags NRW ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer
einpflegen. Im Rahmen des Einladungsmanagements ist es den eingeladenen Personen möglich sich über das Online-Portal
anzumelden. Nach Anmeldung erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine Anmeldebestätigung sowie weitere
Informationen zur Mitgliederversammlung. Der Städtetag NRW verwaltet die Einladungen zur Planung und Durchführung
der Veranstaltungen.
In der Anmeldemaske werden folgende Daten verpflichtend erhoben:
- Stammdaten (Anrede, Titel, Vor- und Nachname)
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)
- Teilnahme an bestimmten Programmpunkten
- Parteizugehörigkeit
- Funktion
An dieser Veranstaltung nehmen u. a. Mitglieder der Verfassungsorgane des Bundes sowie gegebenenfalls weitere besonders schutzwürdige Personen teil. Der Schutz dieser Personen ist eine gesetzliche Aufgabe des Bundeskriminalamts (BKA) sowie der zuständigen Sicherheitsbehörden der Länder, insbesondere der Landeskriminalämter (LKA).
Zur Erfüllung dieser Schutzaufgaben können das BKA bzw. die jeweils zuständigen Landeskriminalämter personenbezogene Daten derjenigen erheben und verarbeiten lassen, die im Rahmen der Veranstaltung in die räumliche Nähe der zu schützenden Personen bzw. in deren Aufenthaltsräume gelangen oder gelangen können. Die Datenerhebung dient dem Zweck, mögliche Gefahrenquellen zu erkennen und erforderlichenfalls geeignete gefahrenabwehrende Maßnahmen zu treffen sowie die Zugangskontrolle zur Veranstaltung sicherzustellen.
Unsere Veranstaltungen werden außerdem regelmäßig auch durch Fotografen dokumentiert. Diese Aufnahmen dienen in erster Linie internen Dokumentationszwecken. Gegebenenfalls werden einzelne Aufnahmen zu Zwecken der PR-Arbeit auch veröffentlicht (insb. auf unserer Webseite).
Bitte beachten Sie, dass Sie bei Anmeldung einer Begleitperson oder eines Fahrers / einer Fahrerin die oben genannten Daten für diese ebenfalls eintragen müssen/können. Tragen Sie bitte diesbezüglich dafür Sorge, dass dies nicht gegen den Willen der dritten Person passiert und diese bei Interesse die Möglichkeit hat von unserer Datenschutzerklärung Kenntnis zu nehmen.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen
Grundsätzlich stützen wir die Datenverarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der Planung und Durchführung von entsprechenden Veranstaltungen. Ein unkomplizierter Ablauf, insb. beim Einladungsmanagement, ist dabei grundsätzlich auch im Interesse unserer Mitglieder und der Veranstaltungsteilnehmerinnen und Veranstaltungsteilnehmer.
Auch die Verarbeitung von Bildaufnahmen stützen wir auf das berechtigte Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit bezüglich durchgeführter Veranstaltungen. Bildaufnahmen sind grundsätzlich typisch für entsprechende Veranstaltungen und werden durch uns auf transparente Art und Weise durchgeführt. Unsere Fotografin/unser Fotograf ist diesbezüglich angewiesen keine Personen erkennbar abzulichten, die dies offensichtlich nicht wünschen. Sie haben demnach die Möglichkeit der Datenverarbeitung von Beginn an zu entgehen oder im Nachhinein einen Widerspruch gegen die weitere Verwendung einzulegen.
Die Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitungen ist daher Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Für den Fall, dass Sie politische Daten angeben, stellt Art. 9 Abs. 2 lit. d DS-GVO die Rechtsgrundlage dar.
Die Befugnis zur Datenerhebung durch das BKA ergibt sich aus § 9 Abs. 2 S. 1 i. V. m. § 6 Bundeskriminalamtgesetz.
Die Verarbeitung durch die Landeskriminalämter erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen landesrechtlichen Vorschriften.
Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, sofern der entsprechende Zweck entfällt. Das ist insbesondere bei Daten, die bei der Anmeldung erhoben werden, unverzüglich nach Durchführung der Veranstaltung der Fall.
C. Grundlegende Angaben gem. Art. 13/14 DS-GVO
Wer ist Empfänger Ihrer Daten?
Empfänger Ihrer Daten sind grundsätzlich nur die Abteilungen des Verantwortlichen, die Ihre Daten zur Erledigung
ihrer spezifischen Aufgaben benötigen. Im Zuge des Einladungsmanagements bedienen wir uns eines Dienstleisters, der
gegebenenfalls Zugriff auf die Daten haben kann. Mit diesem ist eine entsprechende vertragliche Absicherung
abgeschlossen worden.
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO, soweit dem keine gesetzlichen Vorgaben entgegenstehen (insbes. nach Art. 15, 17 DS-GVO, §§ 34 und 35 BDSG).
Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg an die oben genannte Adresse oder per E-Mail an datenschutz@staedtetag.de
Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich mit Ihrer Beschwerde an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).
Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?
Wir nutzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Artikel 22 DS-GVO.
Folgen der Nichtbereitstellung
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich zur Bereitstellung Ihrer Daten verpflichtet. Beachten Sie aber, dass eine Teilnahme an entsprechenden Veranstaltungen nicht ohne die Angabe der Pflichtdaten möglich ist.
Wie aktuell ist diese Datenschutzerklärung?
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand April 2026.